Le permis d’un travailleur va expirer : ce que l’employeur doit faire

Quand le permis d’un travailleur va expirer, la plupart des conseils qu’on trouve sont écrits pour le travailleur. Très peu le sont pour l’employeur qui compte cette personne dans sa masse salariale et qui doit savoir, le lundi matin, si elle peut continuer à travailler.

La réponse dépend d’une seule date : le travailleur a-t-il présenté sa demande avant l’expiration du permis ?

Le travailleur peut-il continuer à travailler pendant le traitement du renouvellement ?

Oui, s’il a présenté sa demande avant l’expiration du permis, et seulement aux mêmes conditions.

Un travailleur qui demande le renouvellement de son permis ou la modification de ses conditions avant son expiration peut rester au Canada jusqu’à ce qu’IRCC rende sa décision, et continuer à travailler. Si le permis est lié à votre entreprise, cela signifie le même employeur, le même emploi et le même lieu de travail que ceux du permis actuel.

Et si le travailleur a demandé à travailler ailleurs ?

Il continue de travailler pour vous jusqu’à l’approbation du nouveau permis.

Si la demande vise à changer d’employeur ou d’emploi, le travailleur doit rester chez l’employeur nommé sur le permis actuel jusqu’à ce qu’IRCC approuve le changement ou l’autorise à travailler pour le nouveau. Il ne peut pas commencer le nouvel emploi plus tôt.

Et si le permis a déjà expiré et que personne n’a présenté de demande ?

Le travailleur dispose alors de 90 jours pour demander le rétablissement de son statut, et ne peut normalement pas travailler entre-temps.

• La demande doit parvenir à IRCC au plus 90 jours après l’expiration du statut.
• Le travailleur peut rester au Canada pendant qu’IRCC rend sa décision, mais n’a normalement pas le droit de travailler tant que le statut n’est pas rétabli et qu’un nouveau permis n’est pas délivré.
• Cela ne fonctionne que si le travailleur a respecté les conditions du permis expiré et n’a pas travaillé illégalement. Rien ne garantit que la demande sera approuvée.

C’est le scénario qui coûte le plus cher aux employeurs : des semaines de poste vacant, et une nouvelle demande à payer.

Peut-on continuer à payer un travailleur dont le permis a expiré ?

Les pages d’IRCC et d’EDSC ne répondent pas directement à cette question.

Les directives officielles couvrent le point de vue du travailleur et les obligations générales de l’employeur, mais elles ne disent pas, en toutes lettres, ce qu’un employeur doit faire de la paie d’une personne dont le permis a expiré sans qu’une demande ait été présentée. Nous n’allons pas combler cette lacune par une supposition. Si cela se produit, arrêtez-vous et demandez conseil avant la prochaine période de paie.

Quelles sont les obligations de l’employeur ?

Conservez les documents et prenez la conformité au sérieux.

• Conservez tous les documents pertinents pendant 6 ans à compter du premier jour de la période d’emploi visée par le permis.
• Les sanctions peuvent atteindre 100 000 $ par infraction, jusqu’à 1 million $ par an, et les cas les plus graves entraînent une interdiction permanente de participer au Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET) et au Programme de mobilité internationale (PMI).
• IRCC publie le nom et l’adresse de l’entreprise des employeurs non conformes.

Comment garder une longueur d’avance

1. Suivez la date d’expiration de chaque permis de travail au même endroit, avec une alerte de quatre à six mois à l’avance.
2. Assurez-vous que la demande de renouvellement est déposée avant la date d’expiration, et non à cette date. C’est cette date qui compte pour que le travailleur puisse continuer à travailler.
3. Si une nouvelle EIMT est nécessaire pour le renouvellement, commencez-la en premier : la demande du travailleur en dépend.
4. Conservez une copie de la confirmation de la demande dans le dossier du travailleur.

Comment nous pouvons vous aider

Workvantage travaille depuis plus de 18 ans du côté de l’employeur. Nous vous aidons à :

• Recenser chaque date d’expiration dans l’ensemble de votre main-d’œuvre étrangère
• Déposer l’EIMT et coordonner le renouvellement pour que personne ne perde son statut
• Agir rapidement si un permis a déjà expiré

Si vous souhaitez que notre équipe de l’EIMT examine votre calendrier d’expirations, commencez par une évaluation gratuite. Et si l’objectif est de garder le travailleur de façon permanente, notre article sur le passage des travailleurs du temporaire au permanent couvre l’étape suivante.