Documents requis pour une EIMT : la liste complète, registres de recrutement inclus

Les documents requis pour une EIMT se répartissent en quatre groupes : la preuve que votre entreprise est réelle, la preuve que vous pouvez payer le travailleur, la preuve que vous avez d’abord cherché au Canada, et l’offre d’emploi elle-même. La plupart des employeurs ont les deux premiers dans un tiroir. Le troisième doit être constitué sur plusieurs semaines et ne peut pas être monté à la dernière minute.

Voici la liste telle qu’Emploi et Développement social Canada (EDSC) la publie aujourd’hui, plus ce qu’il faut conserver une fois l’EIMT approuvée.

Quels sont les documents de base d’une demande d’EIMT ?

Une licence d’entreprise, vos plus récents documents fiscaux de l’ARC (Agence du revenu du Canada), la preuve de vos efforts de recrutement et, dans quatre provinces, un enregistrement provincial. C’est la courte liste qu’EDSC présente elle-même pour un poste à salaire élevé.

Vous les téléversez dans le Portail de l’EIMT en ligne, avec votre compte Guichet-Emplois pour les employeurs. Vous pouvez présenter votre demande jusqu’à 6 mois avant la date de début prévue.

Comment prouver que l’entreprise est légitime ?

En montrant qu’elle fournit un bien ou un service réel au Canada et qu’elle peut assumer l’offre d’emploi. EDSC précise que l’offre doit satisfaire aux quatre facteurs : un bien ou un service au Canada, un besoin raisonnable d’employé, la capacité de remplir l’offre et le respect de la loi.

Pour la deuxième preuve, le formulaire fiscal dépend du type d’entreprise :

Pour le bien ou le service, les sociétés par actions présentent une licence d’entreprise municipale ou le permis applicable.

Si votre plus récente décision d’EIMT était positive et a été rendue au cours des 2 dernières années, EDSC ne redemande pas ces documents, sauf aux ménages privés. Service Canada peut tout de même en demander davantage, et l’envoi de documents ne signifie pas l’approbation.

Quels registres de recrutement faut-il ?

La preuve de chaque activité : où l’annonce a paru, quand, pendant combien de temps et qui elle a rejoint. Le minimum dépend du niveau de salaire.

• Postes à salaire élevé : au moins 3 activités de recrutement différentes. L’une est l’annonce dans Guichet-Emplois, et l’une doit avoir une portée nationale. L’annonce est diffusée pendant au moins 4 semaines consécutives au cours des 3 mois précédant votre demande.
• Postes à bas salaire : une annonce dans Guichet-Emplois pendant au moins 8 semaines consécutives au cours des 3 mois précédant votre demande, plus au moins 2 autres méthodes de recrutement.

Pour chacune, conservez une copie de l’annonce indiquant où, quand et pendant combien de temps elle a paru, la preuve que le site ou la publication rejoint des personnes ayant les compétences voulues, et la preuve de toute autre activité, comme la facture d’un salon de l’emploi.

L’annonce elle-même doit comporter : votre nom commercial et l’adresse de l’entreprise, le titre du poste et les fonctions, les conditions d’emploi, la langue de travail, le salaire (y compris les augmentations, la rémunération au rendement et les primes), les avantages sociaux, le lieu de travail, les coordonnées et les exigences de compétences.

Quoi d’autre doit figurer au dossier ?

Les documents de l’offre d’emploi, et quelques éléments qui dépendent de votre situation.

• Un contrat de travail signé. EDSC vous demande de vous engager à remettre à chaque travailleur étranger un contrat dûment rempli et signé au plus tard le premier jour de travail.
• Un plan de transition. Obligatoire pour les postes à salaire élevé.
• Une assurance maladie privée. Pour les postes à salaire élevé, vous devez pouvoir fournir la preuve du paiement d’une assurance maladie privée appropriée.
• La convention collective. Pour un poste syndiqué, la section sur la structure salariale.
• Votre représentant. Si un tiers dépose la demande pour vous, la section du formulaire sur le représentant.
• Un examen pour les nouveaux employeurs. Si vous n’avez pas employé de travailleur étranger temporaire au cours des 6 dernières années, votre demande fait l’objet d’un examen supplémentaire.
• Documents provinciaux. En Colombie-Britannique, au Manitoba, en Saskatchewan et en Nouvelle-Écosse, enregistrez-vous d’abord auprès de la province et joignez le certificat ou la preuve d’exemption. Au Québec, pour les emplois de plus de 30 jours consécutifs, vous présentez votre demande à Service Canada et au ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI) en même temps.

Qu’est-ce qui peut faire retourner ou refuser un dossier d’EIMT ?

EDSC en publie très peu, alors nous ne rapportons que ce qu’elle énonce.

• Un enregistrement provincial manquant (C.-B., MB, SK, N.-É.) : la demande est jugée incomplète.
• Un facteur de légitimité de l’entreprise non satisfait : la décision d’EIMT est négative.
• Un recruteur qui exige des frais aux travailleurs : l’EIMT est négative. Vous êtes responsable de toute personne qui recrute en votre nom.
• Une mesure de refus de traiter qui s’applique à votre poste : EDSC vous demande de vérifier avant de présenter votre demande.
• Les frais : 1 000 $ par poste, non remboursés si la demande est retirée, annulée ou négative.

Les pages d’EDSC ne dressent pas la liste de tous les motifs de retour d’un dossier, et nous n’allons pas deviner le reste.

Que conserve-t-on après l’approbation ?

Vos registres de recrutement et de publicité, pendant au moins 6 ans. EDSC demande de conserver tous les documents pertinents pendant 6 ans à compter du premier jour de la période d’emploi, et les inspecteurs peuvent examiner le traitement des travailleurs jusqu’à 6 ans après leur entrée en fonction. Les sanctions peuvent atteindre 100 000 $ par infraction, jusqu’à 1 million $ par an.

Notre article sur les délais de traitement de l’EIMT explique combien de temps le dossier prend ensuite.

Comment nous pouvons vous aider

Workvantage travaille depuis plus de 19 ans du côté de l’employeur dans le dossier de l’EIMT. Nous vous aidons à :

• Vérifier votre plan de recrutement par rapport aux minimums avant de faire de la publicité
• Constituer et examiner le dossier complet avant son dépôt
• Conserver les registres qu’une inspection demandera

Si vous souhaitez que notre équipe de l’EIMT examine votre dossier, commencez par une évaluation gratuite.